メールの文章書くって、簡単なようで難しいの!

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こんばんは、メールで意思疎通はかるの、結構たいへんじゃね??ということに気が付きました、おおうらです。

普通に文章書いても、びっくりするぐらい伝わらないもんなんだね・・

昼間勤務の話なんですけど、最近上司’sや同僚が上の階におるのに、さっぱりつかまんないからめんどくさくなって、全部メールで用件を済ますようにしてみたんです。試験的に。

普通に文章書いたんですよ。

とある、ストックしてる資料に追加資料を印刷してつけてほしい、って言われてたから、ストック分の資料が何部あるか知る必要があったんです。

だからメールで、
「資料の在庫、いま何部ありますか?そして、新たに作り足すものはないですか?」って聞いてみました。
そしたら、しばらくして「6部あるから大丈夫です」って返ってきたのね。

6部あんのか、そうそうそうか、と思うじゃない?

でもね、後で内線でよくよく聞くと、「手持ちで3部持ってて、プラス、手つかずの在庫が6部ある」っていいやがるんですね。

なので、正しい在庫は9部なんですよ。

手持ちも含めて在庫なんじゃないのかと小一時間💢

このように、前提条件がそもそも食い違ってる場合がすごくよくあるんです。
顔見知りで毎日リアルで顔合わせててもこうですよ?

初対面でネットでしか繋がってない、とかいう人とシゴトする場合だとか、意思の疎通ってすごく難しいんだろうなあと思いました。

メールってむつかしい

あと、いわゆる 「if文」な文章も誤読されやすいですな。
「もしも、○○○な場合××で良いですか?違う場合は△△△ですか?」
というやつですね。

そして、「長文」がNGなのは言わずもがななのですが、
メールの頭から5センチくらいしか読んでないと思われる人もいます。
ワタシの上司なんですけどね。

だから、いろいろ工夫しているー

読まれるようになぜこうも苦労せんといかんのか!
以下のことに気をつけて、メールするようにしています。

1.できるだけ短文で
2.1つの問い合わせに対して1メールにするようにする
3.○か×かで答えられるくらい単純に書く

まったく手のかかる・・・。

弊社の文化かは知らんのですが、
「メールしましたけど」って内線くれたりもします。
意味分かんないですねw

**

最近、ワタシの伝え方もまずいのか?と疑うようになり、
文章術の本も読んでみたりします。

今度、メール頻度が高い皆さんにも、ワタシのメールは分かりにくくないか聞いてみようと思います。

まったく困ったもんです・・・。

ではでは!

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